國內物流行業的崛起雖然只是近幾年的事，但以服務商務客戶為主的"商貿物流"卻早已伴隨商業社會的進化，在更開放的平臺上發展至今天的龐大規模。貿易貨物漂洋過海飛越萬里到達世界的另一端，其過程遠比"淘寶包郵"復雜繁瑣得多，幸而仰仗"現代物流"的信息化管理，才可確保這一流通過程順利而高效。

柯尼卡美能達

       某世界500強物流"巨頭"就是這樣一家推行物流信息化的行業佼佼者。如果你走進這家公司的辦公區，必定會對員工辦公桌上堆積如山的各種單據，還有打印傳真室絡繹不絕的繁忙場面留下深刻印象。在這里，合理、高效的文檔信息流所起到的引導和整合作用被賦予了更高意義。"文檔處理是現代物流最重要的日常工作之一，也是我們物流信息化改善的核心之一。"該公司IT負責人還表示，"柯尼卡美能達的OPS綜合提案，幫助我們改善了工作流程，使得工作效率大幅提升，同時緩解了企業一部分成本壓力，規避了信息泄露的風險，讓我們的日常工作變得更加高效、有序。"

       柯尼卡美能達OPS解決方案幫助用戶實現高效智能型辦公，智能歸檔取代人工，輕松提效60%。一套含訂單、報關資料的客戶單據大概10-20頁，采用人工歸檔需要多久？答案是：8分鐘！按照一天工作8小時計算，一個熟練員工不間斷地整理資料、掃描、歸檔分類、重命名，一天最多也只能處理60套客戶單據，而該公司全國范圍每月8500套單據的歸檔工作量需要近200個工作日才能完成，中間還可能因為人工操作失誤，比如重命名錯誤等延誤工作進度，使工作效率大打折扣。

       這對于追求高效的物流企業來說無疑是拖了后腿。于是，企業負責人提出，以"智能"化自動歸檔系統來取代傳統的人工操作，希望憑借專業辦公技術提高工作效率，避免人工出錯，同時為員工騰出更多時間處理其它重要工作，提高企業的綜合實力。

       為此，柯尼卡美能達解決方案專家團隊在實地考察了客戶的辦公環境后，開出了OPS綜合提案服務的第一道"處方"——條形碼分割系統解決方案，即Barcode Separator。

       這是一套基于柯尼卡美能達數碼復合機OCR（光學字符識別）技術的解決方案，能夠將掃描圖像的文字或符號提取分層加以識別。專家團隊發現，在物流公司每一套客戶單據的首頁，都有用于唯一識別的條形碼信息。導入Barcode Separator系統之后，復合機通過輸稿器執行自動批量掃描的過程時，每遇到有條形碼的一頁就會自動拆分出上一套文件，并且以掃描時設定的Tiff或PDF文件格式保存到指定的文件夾下，再根據提前設定的命名規則，將分割文件重命名。這就好比是流水線上的機械手，自動分揀配套的材料放置于不同的功能區，最后還貼心地換上標識，方便你識別。整個過程完全倚賴卓越的現代辦公技術，簡化了傳統繁瑣的工作流程，杜絕人工操作的失誤，而且據測算，改善后每套單據處理過程僅花費3分鐘，工作效率提升達到驚人的62.5%，而這一改善也直接反映在商貿客戶滿意度的提升上。

        省下的每一分都是現金流，另一方面，大量的紙質傳真占用了物流公司日常行政費用的不少開銷，也是紙張浪費的源頭之一。在這里，傳真機猶如另一扇"業務窗口"，源源不斷地接收來自世界各地的訂單合同、報關資料。以往的工作流程是：傳真機接收到一定數量的收信后，由人工派發給相應業務員，而發出的傳真，有時也要排隊打印、再行傳送。"我們發現這樣的工作流程會導致諸多問題，"柯尼卡美能達解決方案專家進行了舉例，"比如首要的會導致紙張耗材的浪費，工作效率低，不能進行傳真管理或實現移動傳真，還可能導致機密情報的泄露等，也不符合物流信息化的發展需求。"

       隨后，柯尼卡美能達提出OPS綜合提案服務中的另一套系統——Eastfax無紙化傳真系統，針對這些"病癥"對癥下藥。運用這套系統的好處是，每當傳真機接收到外部傳真時，系統就會自動識別內線號碼，準確地將傳真資料發送至收信人的郵箱，而外發傳真也可以通過郵箱直接送信，Eastfax系統將自動搜索可發送的傳真線，無需打印輸出，也不必等待，如果發送失敗系統還會自動再送信。傳真將不再局限于文檔形式，且都能被電子存檔，這使得傳真管理趨于簡單化，完全脫離了傳統傳真收發流程的束縛。

       目前，Eastfax無紙化傳真系統已經幫助該企業每月節約傳真輸出達30000張，并且隨著系統的深入運作而有增無減，"沒想到以往看似無處可省的辦公費用也可以減省下來。"該公司IT負責人欣喜地說。傳真收發的電子化，也防止了因傳真遺失而導致的信息安全隱患。

"我們對柯尼卡美能達的服務非常滿意，他能夠根據我們的具體需求配以個性化的解決方案，是值得信賴的合作伙伴。"運用"定制式"的OPS綜合提案服務模式，柯尼卡美能達幫助該物流企業成功實現了效率提升、成本降低、提高準確性和安全性的四項綜合改善需求，而每一項改善都意味客戶能夠在未來的市場競爭中繼續強化競爭優勢，獲得更大的商業成功。

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